General Office Job全攻略——给Pandora MM加油;欢迎其他对General Office Job感兴趣的JJMM探讨切磋

pingle (pingle)
本文发表在 rolia.net/zh 相约加拿大网上社区枫下论坛
1、漂亮加分吗?

有人说,花瓶容易得到这类工作。实情是这样的吗?虽然面试时印象分挺重要,但绝对不是说老板们喜欢美貌妖艳的下属,毕竟公司需要的是一个善于工作的雇员。办公室服装,重在整洁、大方、得体,不一定非要刻板的一色套装,色彩、质地、款式的和谐搭配尤显巧妙心思。关于发型,我的体会和专业书籍的忠告都是:短发最佳。长发不易保养打理,弄不好就干枯得如同一蓬乱草,而且随着年龄的增长,清汤挂面式的发型会让你显得苍老憔悴,无精打采,每天盘个中国式发髻倒是不错,可是一来难以坚持,二来有点做作,好像是要穿着旗袍盛装颁奖去似的。短发就不同了,简单明快,富有时尚感,给人精明能干,朝气蓬勃的印象。比如吴小莉的短发。短发一般3周或者4周就需要修剪一次,这份工作工资虽然不高,这点费用还是负担得起吧。:P

2、每天做什么?

要得到一份工作,先要了解这份工作。当你清楚地知道General Office Job背后的一切,你就向它靠近了一大步,不再认为这是不可能的任务。

General Office Job简单说,就是让办公室正常运转起来的工作,包括接听电话、处理信件、收发传真、安排会议、统计数据、文件归档和其它杂务。杂务部分,能说得清的活儿有:预定机票、餐厅、酒店、鲜花,租车、管理办公室备用金(Petty Cash)、发放Office supply、邮寄快递等等,既然是杂务,当然还有很多说不清的事情,只能等实际遇上了再灵活处理。

这些工作好像一点也不难,应该是个人就会吧?是的,每一件分开看都是简单得不能再简单了,但是,试想所有这些乱七八糟的工作集中到一天当中,你还能气定神闲、优雅从容吗?这份工作的特点,决定了雇主必然要求你对每一样工作都熟练精通,不能在某个环节上卡壳。所以,当你在面试的时候,面对对方连珠炮一般的“你会这个吗?你会那个吗?”,千万不要恼怒,因为他并不是在存心刁难你,实在是这份工作的性质使然。此外,你最好具备一定的时间管理的技巧,以保证每份该完成的工作都没有落下。


3、各个击破

如果你在了解了General Office Job要做什么之后,你觉得这份工作还是可以忍受的,那么就让我们一起来把每一个环节各个击破,保准你应聘时信心倍增,志在必得。

# 接电话/打电话

很多人都本能地害怕用英语打电话,包括我在内。好在这种本能是可以战胜的。General Office Job一大半工作离不开电话,不仅不能害怕打电话,甚至要爱上打电话才好。

我不知道别人害怕的是什么。反正我怕的方面很多,怕听不懂对方的话,怕别人听不懂我的话,怕拿起电话不知道该说什么,还有一种莫名其妙说不出来的怕。:P 其实,冷静下来想一想,工作中的商务电话是最简单的,因为打电话的内容事先是有迹可循的,比用英语打电话闲聊煲粥容易多了。

首先可以把接电话、打电话、转电话、留言的基本用语练熟。留言的四要素姓名、电话、事由、是否回电其实是不分语言通用的,只不过在国内大家打电话时有这种习惯的不多而已。

能总结出来的电话的种类有:打电话约定会面,电话询问地址路线,打电话到别的公司咨询,问价,投诉,以及相应的接电话。把每一类的基本句式列出来,利用平时生活中的情景勤加练习,练到脱口而出的程度最好。等到了公司开始工作以后,尽快熟悉公司和部门的业务流程,当你要说的内容和别人要问你的都是你每天工作接触到的,害怕自然就消失了。

还有就是同事之间的电话,通知开会啦,询问工作进度啦,寻求帮助啦。如果你对外部的电话应付自如,同事之间的电话自然不在话下。刚开始紧张的话,不妨用土办法,把要跟同事交流的要点一二三四写在纸上,提示自己讲完所有想讲的话,避免刚放下电话就发觉最该说的内容竟然忘了说的尴尬。

#处理信件

商务信函的写作要求语言规范,格式正确。到图书馆借一本专门的书仔细研读,认真练习。别以为这是书呆子的做法,这的确是最管用的办法。Email虽然可以随便一些,但是先学学规范的书信写法还是绝对必要的。

另外很重要的一点就是电脑的使用。可能现在你要是说谁不会用Microsoft Word,人家保准跟你急。但是,真正的善于用Word的人,其实很少。这也是为什么很多新移民写出来的简历,做出来的文件,看着就是不漂亮的原因之一。

要想打出来的信件美观大方,字体规规矩矩用Arial或者Times New Roman,除非有特殊要求,否则千万不要自己追求创新。其次,要学会并习惯设置格式,生成模板来规范文件的样式,比如对标题、段落、字距的规范,都要从格式中设置,从而规范全篇,而不是土法炼钢,用空格、空行来拚凑想要的效果。还有就是对页眉、页脚的设置,文件命名等等细节的注意,都是生产漂亮、规范的信件和文档的重要手段。

可能的话,多看看别人做出来的文件,培养出追求完美的感觉来。老外的公司里其实个个都很讲究格式美的。

#收发传真

收到传真以后,一般要检查一下有没有错漏,如果有不清楚、漏页的,可以打电话过去请对方重发。按照顺序整理装订好以后,交给收件的同事,需要复印的则复印并存档。发传真时,首页的项目要清清楚楚的列明,公司如果有统一格式的FAX Cover最好。很重要的传真发送后要打电话给对方确认完整清晰的收到了。保密的传真要在首页注明Confidential,发送前通知对方接收,或者发到指定的传真号码上。

另外,传真机的功能最好了解清楚一些。它的功能可能跟你原先用过的那种很不一样,有说明书的话,就认真读一读,没有的话,可以请教同事。

#安排会议

用Microsoft Outlook可以很方便地安排公司的内部会议,时间、地点、议题、出席人员通知到所有参会人员。如果你的经理是会议的组织者,可能需要你来准备会议需要的议程和讨论文件,并且提前发到出席讨论者的手中;你的经理在会上作展示用的presentation,可能也要你来用powerpoint做好,要求则是美观醒目。很多MM在国内就已经是Powerpoint高手,这个自然是小菜一碟啦。如果不是,那么借书看+练习,务必熟练掌握。

开会之前,务必保证会议室的一切所需设备就绪,写字的白板干干净净的,写字的各色彩笔充裕,投影仪和幕布也都就位了,大家走进会议室,马上就可以开始会议。会后的跟进工作可能也会需要你来做。会议纪录、行动要点的整理和发放,要及时完成。

如果你只是会议的参加者,那么仔细阅读议程和相关文件,准备好从你的岗位或者部门的角度出发,要在会上给出的意见。

组织良好的会议,才能是一个高效率的会议。

#统计数据

统计数据,制作表格,自然离不开Excel或类似的Spreadsheet软件。实际上,Excel的用处真是太大了,无论怎么精通都不为过。格式的设计,逻辑清楚,外观美丽;公式的应用,如虎添翼,威力无穷;图表的辅助,生动形象,说服力强。

同样的Excel做出来的表格和图表,差别相当大。老实说,国内很多机关、公司做的表格真的是惨不忍睹,非常难看。我自己的体会是不要满足于使用微软提供的那些简单的样式,要自己花心思去设计,调整;能用公式的地方,决不人工输入,要不然就完全抹煞了Excel的强大功能了。

还是那句老话,借书看+练习,国外的一些基础软件学习书编写得十分精美生动,跟国内偷工减料盗版乱译的书不是一个级别的,感受大不一样。当然,如果有优秀的家庭教师亲手指导,学起来进步会更快。:P

#文件归档

文件的归档一般有以下几种分类法,一种是按内容,比如项目、客户、部门等等,通常字母顺序排列。一种是按时间,比如年份、季度、月份、日期等等。根据需要灵活掌握,结合运用。

有些公司有自己的一套归档系统和流程,把档案的目录细分到好几级,这样你归档的时候只需要参照归档分级标准做就行了。

归档的时候要照顾到其他同事查找的方便,档案的分类尽量以常规来划分。如果一份文件可能被归到不同的目录下,那么文件通常放在更首要的目录下,而在次要的目录下,可以放一张专门格式的索引,指向首要目录所在。如果文件被借走,则准备一份文件借用单注明文件去向,借用日期等等。

另外,如果在国内不怎么接触归档的事情,可以事先去超市文具部门熟悉各种归档的工具,了解一下不同的文件夹子、柜子的不同用法。这个一般买菜时顺便看看就行了,心里有个底。:)) 如果心里还没底的话,再去图书馆看看书吧。

#杂务

杂务中一大部分预定机票、餐厅、酒店、鲜花,租车,邮寄快递,都可以通过电话+黄页来解决,其实跟处理自己个人日常生活中的杂务差不多。别因为自己是个新移民就露了怯,以为自己办不好这些事儿,其实不难,关键是要细心周到,多动脑筋,这样老板和同事都会感谢你的服务的。况且这些事情一回生,二回熟,很快你就会找到适合你们公司的合作伙伴。如果公司原先就有固定的点儿和享受折扣价格的协议,你直接继承过来就行了。

很多公司设有备用金制度(Petty Cash Fund),公司对外付款都必须用支票,然而一些办公室的小额费用比如邮寄费、快递费、修理费、少量文具费等等,用支票反而会增加不便,这样就设立了备用金制度。如果部门的备用金指定由你管理,那么你就负责支付上述费用,并记录下每一笔的金额和用途,等现金不多的时候,拿着纪录单到财务部门报账,补足备用金。

杂务中还包括一些临时指派的任务,那就全看你怎么发挥聪明才智去完成了。


零零碎碎,罗罗嗦嗦想到什么写什么,谢谢大家有耐心看完。:)) 将来,大家是不是可以信心更多的去参加面试?然后在面试的时候,底气十足地告诉老板:“我会。我全会。都包在我身上好啦。”下一步就是怎么跟老板讨价还价,谈工资谈福利啦,这个我就不擅长了,我们一起去跟东北的饺子取经吧。:P
更多精彩文章及讨论,请光临枫下论坛. 网址: rolia.net/zh
(#105854@0)
2001-6-19 -05:00

回到话题: General Office Job全攻略——给Pandora MM加油;欢迎其他对General Office Job感兴趣的JJMM探讨切磋

回到论坛: HOME枫下论坛枫下论坛主坛工作学习事业与工作

URL:   
http://www.rolia.net/zh/post.php?f=0&p=105854