本文发表在 rolia.net 枫下论坛1、漂亮加分吗？
有人说，花瓶容易得到这类工作。实情是这样的吗？虽然面试时印象分挺重要，但绝对不是说老板们喜欢美貌妖艳的下属，毕竟公司需要的是一个善于工作的雇员。办公室服装，重在整洁、大方、得体，不一定非要刻板的一色套装，色彩、质地、款式的和谐搭配尤显巧妙心思。关于发型，我的体会和专业书籍的忠告都是：短发最佳。长发不易保养打理，弄不好就干枯得如同一蓬乱草，而且随着年龄的增长，清汤挂面式的发型会让你显得苍老憔悴，无精打采，每天盘个中国式发髻倒是不错，可是一来难以坚持，二来有点做作，好像是要穿着旗袍盛装颁奖去似的。短发就不同了，简单明快，富有时尚感，给人精明能干，朝气蓬勃的印象。比如吴小莉的短发。短发一般3周或者4周就需要修剪一次，这份工作工资虽然不高，这点费用还是负担得起吧。:P
2、每天做什么？
要得到一份工作，先要了解这份工作。当你清楚地知道General Office Job背后的一切，你就向它靠近了一大步，不再认为这是不可能的任务。
General Office Job简单说，就是让办公室正常运转起来的工作，包括接听电话、处理信件、收发传真、安排会议、统计数据、文件归档和其它杂务。杂务部分，能说得清的活儿有：预定机票、餐厅、酒店、鲜花，租车、管理办公室备用金（Petty Cash）、发放Office supply、邮寄快递等等，既然是杂务，当然还有很多说不清的事情，只能等实际遇上了再灵活处理。
这些工作好像一点也不难，应该是个人就会吧？是的，每一件分开看都是简单得不能再简单了，但是，试想所有这些乱七八糟的工作集中到一天当中，你还能气定神闲、优雅从容吗？这份工作的特点，决定了雇主必然要求你对每一样工作都熟练精通，不能在某个环节上卡壳。所以，当你在面试的时候，面对对方连珠炮一般的“你会这个吗？你会那个吗？”，千万不要恼怒，因为他并不是在存心刁难你，实在是这份工作的性质使然。此外，你最好具备一定的时间管理的技巧，以保证每份该完成的工作都没有落下。
3、各个击破
如果你在了解了General Office Job要做什么之后，你觉得这份工作还是可以忍受的，那么就让我们一起来把每一个环节各个击破，保准你应聘时信心倍增，志在必得。
# 接电话/打电话
很多人都本能地害怕用英语打电话，包括我在内。好在这种本能是可以战胜的。General Office Job一大半工作离不开电话，不仅不能害怕打电话，甚至要爱上打电话才好。
我不知道别人害怕的是什么。反正我怕的方面很多，怕听不懂对方的话，怕别人听不懂我的话，怕拿起电话不知道该说什么，还有一种莫名其妙说不出来的怕。:P 其实，冷静下来想一想，工作中的商务电话是最简单的，因为打电话的内容事先是有迹可循的，比用英语打电话闲聊煲粥容易多了。
首先可以把接电话、打电话、转电话、留言的基本用语练熟。留言的四要素姓名、电话、事由、是否回电其实是不分语言通用的，只不过在国内大家打电话时有这种习惯的不多而已。
能总结出来的电话的种类有：打电话约定会面，电话询问地址路线，打电话到别的公司咨询，问价，投诉，以及相应的接电话。把每一类的基本句式列出来，利用平时生活中的情景勤加练习，练到脱口而出的程度最好。等到了公司开始工作以后，尽快熟悉公司和部门的业务流程，当你要说的内容和别人要问你的都是你每天工作接触到的，害怕自然就消失了。
还有就是同事之间的电话，通知开会啦，询问工作进度啦，寻求帮助啦。如果你对外部的电话应付自如，同事之间的电话自然不在话下。刚开始紧张的话，不妨用土办法，把要跟同事交流的要点一二三四写在纸上，提示自己讲完所有想讲的话，避免刚放下电话就发觉最该说的内容竟然忘了说的尴尬。
#处理信件
商务信函的写作要求语言规范，格式正确。到图书馆借一本专门的书仔细研读，认真练习。别以为这是书呆子的做法，这的确是最管用的办法。Email虽然可以随便一些，但是先学学规范的书信写法还是绝对必要的。
另外很重要的一点就是电脑的使用。可能现在你要是说谁不会用Microsoft Word，人家保准跟你急。但是，真正的善于用Word的人，其实很少。这也是为什么很多新移民写出来的简历，做出来的文件，看着就是不漂亮的原因之一。
要想打出来的信件美观大方，字体规规矩矩用Arial或者Times New Roman，除非有特殊要求，否则千万不要自己追求创新。其次，要学会并习惯设置格式，生成模板来规范文件的样式，比如对标题、段落、字距的规范，都要从格式中设置，从而规范全篇，而不是土法炼钢，用空格、空行来拚凑想要的效果。还有就是对页眉、页脚的设置，文件命名等等细节的注意，都是生产漂亮、规范的信件和文档的重要手段。
可能的话，多看看别人做出来的文件，培养出追求完美的感觉来。老外的公司里其实个个都很讲究格式美的。
#收发传真
收到传真以后，一般要检查一下有没有错漏，如果有不清楚、漏页的，可以打电话过去请对方重发。按照顺序整理装订好以后，交给收件的同事，需要复印的则复印并存档。发传真时，首页的项目要清清楚楚的列明，公司如果有统一格式的FAX Cover最好。很重要的传真发送后要打电话给对方确认完整清晰的收到了。保密的传真要在首页注明Confidential，发送前通知对方接收，或者发到指定的传真号码上。
另外，传真机的功能最好了解清楚一些。它的功能可能跟你原先用过的那种很不一样，有说明书的话，就认真读一读，没有的话，可以请教同事。
#安排会议
用Microsoft Outlook可以很方便地安排公司的内部会议，时间、地点、议题、出席人员通知到所有参会人员。如果你的经理是会议的组织者，可能需要你来准备会议需要的议程和讨论文件，并且提前发到出席讨论者的手中；你的经理在会上作展示用的presentation，可能也要你来用powerpoint做好，要求则是美观醒目。很多MM在国内就已经是Powerpoint高手，这个自然是小菜一碟啦。如果不是，那么借书看+练习，务必熟练掌握。
开会之前，务必保证会议室的一切所需设备就绪，写字的白板干干净净的，写字的各色彩笔充裕，投影仪和幕布也都就位了，大家走进会议室，马上就可以开始会议。会后的跟进工作可能也会需要你来做。会议纪录、行动要点的整理和发放，要及时完成。
如果你只是会议的参加者，那么仔细阅读议程和相关文件，准备好从你的岗位或者部门的角度出发，要在会上给出的意见。
组织良好的会议，才能是一个高效率的会议。
#统计数据
统计数据，制作表格，自然离不开Excel或类似的Spreadsheet软件。实际上，Excel的用处真是太大了，无论怎么精通都不为过。格式的设计，逻辑清楚，外观美丽；公式的应用，如虎添翼，威力无穷；图表的辅助，生动形象，说服力强。
同样的Excel做出来的表格和图表，差别相当大。老实说，国内很多机关、公司做的表格真的是惨不忍睹，非常难看。我自己的体会是不要满足于使用微软提供的那些简单的样式，要自己花心思去设计，调整；能用公式的地方，决不人工输入，要不然就完全抹煞了Excel的强大功能了。
还是那句老话，借书看+练习，国外的一些基础软件学习书编写得十分精美生动，跟国内偷工减料盗版乱译的书不是一个级别的，感受大不一样。当然，如果有优秀的家庭教师亲手指导，学起来进步会更快。:P
#文件归档
文件的归档一般有以下几种分类法，一种是按内容，比如项目、客户、部门等等，通常字母顺序排列。一种是按时间，比如年份、季度、月份、日期等等。根据需要灵活掌握，结合运用。
有些公司有自己的一套归档系统和流程，把档案的目录细分到好几级，这样你归档的时候只需要参照归档分级标准做就行了。
归档的时候要照顾到其他同事查找的方便，档案的分类尽量以常规来划分。如果一份文件可能被归到不同的目录下，那么文件通常放在更首要的目录下，而在次要的目录下，可以放一张专门格式的索引，指向首要目录所在。如果文件被借走，则准备一份文件借用单注明文件去向，借用日期等等。
另外，如果在国内不怎么接触归档的事情，可以事先去超市文具部门熟悉各种归档的工具，了解一下不同的文件夹子、柜子的不同用法。这个一般买菜时顺便看看就行了，心里有个底。:)) 如果心里还没底的话，再去图书馆看看书吧。
#杂务
杂务中一大部分预定机票、餐厅、酒店、鲜花，租车，邮寄快递，都可以通过电话+黄页来解决，其实跟处理自己个人日常生活中的杂务差不多。别因为自己是个新移民就露了怯，以为自己办不好这些事儿，其实不难，关键是要细心周到，多动脑筋，这样老板和同事都会感谢你的服务的。况且这些事情一回生，二回熟，很快你就会找到适合你们公司的合作伙伴。如果公司原先就有固定的点儿和享受折扣价格的协议，你直接继承过来就行了。
很多公司设有备用金制度（Petty Cash Fund），公司对外付款都必须用支票，然而一些办公室的小额费用比如邮寄费、快递费、修理费、少量文具费等等，用支票反而会增加不便，这样就设立了备用金制度。如果部门的备用金指定由你管理，那么你就负责支付上述费用，并记录下每一笔的金额和用途，等现金不多的时候，拿着纪录单到财务部门报账，补足备用金。
杂务中还包括一些临时指派的任务，那就全看你怎么发挥聪明才智去完成了。
零零碎碎，罗罗嗦嗦想到什么写什么，谢谢大家有耐心看完。:)) 将来，大家是不是可以信心更多的去参加面试？然后在面试的时候，底气十足地告诉老板：“我会。我全会。都包在我身上好啦。”下一步就是怎么跟老板讨价还价，谈工资谈福利啦，这个我就不擅长了，我们一起去跟东北的饺子取经吧。:P更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net
有人说，花瓶容易得到这类工作。实情是这样的吗？虽然面试时印象分挺重要，但绝对不是说老板们喜欢美貌妖艳的下属，毕竟公司需要的是一个善于工作的雇员。办公室服装，重在整洁、大方、得体，不一定非要刻板的一色套装，色彩、质地、款式的和谐搭配尤显巧妙心思。关于发型，我的体会和专业书籍的忠告都是：短发最佳。长发不易保养打理，弄不好就干枯得如同一蓬乱草，而且随着年龄的增长，清汤挂面式的发型会让你显得苍老憔悴，无精打采，每天盘个中国式发髻倒是不错，可是一来难以坚持，二来有点做作，好像是要穿着旗袍盛装颁奖去似的。短发就不同了，简单明快，富有时尚感，给人精明能干，朝气蓬勃的印象。比如吴小莉的短发。短发一般3周或者4周就需要修剪一次，这份工作工资虽然不高，这点费用还是负担得起吧。:P
2、每天做什么？
要得到一份工作，先要了解这份工作。当你清楚地知道General Office Job背后的一切，你就向它靠近了一大步，不再认为这是不可能的任务。
General Office Job简单说，就是让办公室正常运转起来的工作，包括接听电话、处理信件、收发传真、安排会议、统计数据、文件归档和其它杂务。杂务部分，能说得清的活儿有：预定机票、餐厅、酒店、鲜花，租车、管理办公室备用金（Petty Cash）、发放Office supply、邮寄快递等等，既然是杂务，当然还有很多说不清的事情，只能等实际遇上了再灵活处理。
这些工作好像一点也不难，应该是个人就会吧？是的，每一件分开看都是简单得不能再简单了，但是，试想所有这些乱七八糟的工作集中到一天当中，你还能气定神闲、优雅从容吗？这份工作的特点，决定了雇主必然要求你对每一样工作都熟练精通，不能在某个环节上卡壳。所以，当你在面试的时候，面对对方连珠炮一般的“你会这个吗？你会那个吗？”，千万不要恼怒，因为他并不是在存心刁难你，实在是这份工作的性质使然。此外，你最好具备一定的时间管理的技巧，以保证每份该完成的工作都没有落下。
3、各个击破
如果你在了解了General Office Job要做什么之后，你觉得这份工作还是可以忍受的，那么就让我们一起来把每一个环节各个击破，保准你应聘时信心倍增，志在必得。
# 接电话/打电话
很多人都本能地害怕用英语打电话，包括我在内。好在这种本能是可以战胜的。General Office Job一大半工作离不开电话，不仅不能害怕打电话，甚至要爱上打电话才好。
我不知道别人害怕的是什么。反正我怕的方面很多，怕听不懂对方的话，怕别人听不懂我的话，怕拿起电话不知道该说什么，还有一种莫名其妙说不出来的怕。:P 其实，冷静下来想一想，工作中的商务电话是最简单的，因为打电话的内容事先是有迹可循的，比用英语打电话闲聊煲粥容易多了。
首先可以把接电话、打电话、转电话、留言的基本用语练熟。留言的四要素姓名、电话、事由、是否回电其实是不分语言通用的，只不过在国内大家打电话时有这种习惯的不多而已。
能总结出来的电话的种类有：打电话约定会面，电话询问地址路线，打电话到别的公司咨询，问价，投诉，以及相应的接电话。把每一类的基本句式列出来，利用平时生活中的情景勤加练习，练到脱口而出的程度最好。等到了公司开始工作以后，尽快熟悉公司和部门的业务流程，当你要说的内容和别人要问你的都是你每天工作接触到的，害怕自然就消失了。
还有就是同事之间的电话，通知开会啦，询问工作进度啦，寻求帮助啦。如果你对外部的电话应付自如，同事之间的电话自然不在话下。刚开始紧张的话，不妨用土办法，把要跟同事交流的要点一二三四写在纸上，提示自己讲完所有想讲的话，避免刚放下电话就发觉最该说的内容竟然忘了说的尴尬。
#处理信件
商务信函的写作要求语言规范，格式正确。到图书馆借一本专门的书仔细研读，认真练习。别以为这是书呆子的做法，这的确是最管用的办法。Email虽然可以随便一些，但是先学学规范的书信写法还是绝对必要的。
另外很重要的一点就是电脑的使用。可能现在你要是说谁不会用Microsoft Word，人家保准跟你急。但是，真正的善于用Word的人，其实很少。这也是为什么很多新移民写出来的简历，做出来的文件，看着就是不漂亮的原因之一。
要想打出来的信件美观大方，字体规规矩矩用Arial或者Times New Roman，除非有特殊要求，否则千万不要自己追求创新。其次，要学会并习惯设置格式，生成模板来规范文件的样式，比如对标题、段落、字距的规范，都要从格式中设置，从而规范全篇，而不是土法炼钢，用空格、空行来拚凑想要的效果。还有就是对页眉、页脚的设置，文件命名等等细节的注意，都是生产漂亮、规范的信件和文档的重要手段。
可能的话，多看看别人做出来的文件，培养出追求完美的感觉来。老外的公司里其实个个都很讲究格式美的。
#收发传真
收到传真以后，一般要检查一下有没有错漏，如果有不清楚、漏页的，可以打电话过去请对方重发。按照顺序整理装订好以后，交给收件的同事，需要复印的则复印并存档。发传真时，首页的项目要清清楚楚的列明，公司如果有统一格式的FAX Cover最好。很重要的传真发送后要打电话给对方确认完整清晰的收到了。保密的传真要在首页注明Confidential，发送前通知对方接收，或者发到指定的传真号码上。
另外，传真机的功能最好了解清楚一些。它的功能可能跟你原先用过的那种很不一样，有说明书的话，就认真读一读，没有的话，可以请教同事。
#安排会议
用Microsoft Outlook可以很方便地安排公司的内部会议，时间、地点、议题、出席人员通知到所有参会人员。如果你的经理是会议的组织者，可能需要你来准备会议需要的议程和讨论文件，并且提前发到出席讨论者的手中；你的经理在会上作展示用的presentation，可能也要你来用powerpoint做好，要求则是美观醒目。很多MM在国内就已经是Powerpoint高手，这个自然是小菜一碟啦。如果不是，那么借书看+练习，务必熟练掌握。
开会之前，务必保证会议室的一切所需设备就绪，写字的白板干干净净的，写字的各色彩笔充裕，投影仪和幕布也都就位了，大家走进会议室，马上就可以开始会议。会后的跟进工作可能也会需要你来做。会议纪录、行动要点的整理和发放，要及时完成。
如果你只是会议的参加者，那么仔细阅读议程和相关文件，准备好从你的岗位或者部门的角度出发，要在会上给出的意见。
组织良好的会议，才能是一个高效率的会议。
#统计数据
统计数据，制作表格，自然离不开Excel或类似的Spreadsheet软件。实际上，Excel的用处真是太大了，无论怎么精通都不为过。格式的设计，逻辑清楚，外观美丽；公式的应用，如虎添翼，威力无穷；图表的辅助，生动形象，说服力强。
同样的Excel做出来的表格和图表，差别相当大。老实说，国内很多机关、公司做的表格真的是惨不忍睹，非常难看。我自己的体会是不要满足于使用微软提供的那些简单的样式，要自己花心思去设计，调整；能用公式的地方，决不人工输入，要不然就完全抹煞了Excel的强大功能了。
还是那句老话，借书看+练习，国外的一些基础软件学习书编写得十分精美生动，跟国内偷工减料盗版乱译的书不是一个级别的，感受大不一样。当然，如果有优秀的家庭教师亲手指导，学起来进步会更快。:P
#文件归档
文件的归档一般有以下几种分类法，一种是按内容，比如项目、客户、部门等等，通常字母顺序排列。一种是按时间，比如年份、季度、月份、日期等等。根据需要灵活掌握，结合运用。
有些公司有自己的一套归档系统和流程，把档案的目录细分到好几级，这样你归档的时候只需要参照归档分级标准做就行了。
归档的时候要照顾到其他同事查找的方便，档案的分类尽量以常规来划分。如果一份文件可能被归到不同的目录下，那么文件通常放在更首要的目录下，而在次要的目录下，可以放一张专门格式的索引，指向首要目录所在。如果文件被借走，则准备一份文件借用单注明文件去向，借用日期等等。
另外，如果在国内不怎么接触归档的事情，可以事先去超市文具部门熟悉各种归档的工具，了解一下不同的文件夹子、柜子的不同用法。这个一般买菜时顺便看看就行了，心里有个底。:)) 如果心里还没底的话，再去图书馆看看书吧。
#杂务
杂务中一大部分预定机票、餐厅、酒店、鲜花，租车，邮寄快递，都可以通过电话+黄页来解决，其实跟处理自己个人日常生活中的杂务差不多。别因为自己是个新移民就露了怯，以为自己办不好这些事儿，其实不难，关键是要细心周到，多动脑筋，这样老板和同事都会感谢你的服务的。况且这些事情一回生，二回熟，很快你就会找到适合你们公司的合作伙伴。如果公司原先就有固定的点儿和享受折扣价格的协议，你直接继承过来就行了。
很多公司设有备用金制度（Petty Cash Fund），公司对外付款都必须用支票，然而一些办公室的小额费用比如邮寄费、快递费、修理费、少量文具费等等，用支票反而会增加不便，这样就设立了备用金制度。如果部门的备用金指定由你管理，那么你就负责支付上述费用，并记录下每一笔的金额和用途，等现金不多的时候，拿着纪录单到财务部门报账，补足备用金。
杂务中还包括一些临时指派的任务，那就全看你怎么发挥聪明才智去完成了。
零零碎碎，罗罗嗦嗦想到什么写什么，谢谢大家有耐心看完。:)) 将来，大家是不是可以信心更多的去参加面试？然后在面试的时候，底气十足地告诉老板：“我会。我全会。都包在我身上好啦。”下一步就是怎么跟老板讨价还价，谈工资谈福利啦，这个我就不擅长了，我们一起去跟东北的饺子取经吧。:P更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net