企业财务工作: 养成良好的工作习惯 -7y7(醉里吴音) @枫下论坛 The Rolia Forum

企业财务工作: 养成良好的工作习惯

7y7(醉里吴音)

本文发表在 rolia.net 枫下论坛- it's all about experience, not just IQ!
记得升大学的时候商学院其他专业公然调笑我们会计系: 数钱那点活还需要念四年大学?
然后这些同学也上了商学院必修的基础会计课, 被本系老法师们修理得很惨, 仗着聪明不认真听课做作业的更惨. 一群人蜂拥而来找我们抄作业的时候, 大家好不痛快.

确实, 做财会的不需要很高智商, 但需要很多经验. 这些经验多是些琐碎的小事, 书上课堂上都没有. 很多大中型企业招人有门户之见不看重小企业工作经验, 除了因为工作流程不同外, 工作习惯也是个重要原因. 小企业帐务处理相对简单, 还有可能凭着小聪明做得很好, 大企业规章制度全人际关系复杂, 没有谨慎的工作习惯几乎没可能把所有事情处理得井井有条. 财务专业第一份工作在Big 4 或大企业是很有利的, 在这类地方经过培训吃过苦头的员工, 通常做事会更守规矩懂分寸。

试写下一些零碎个人经验, 供大家参考:

- date all your files, mark all your paper work, name all your folders properly
好记性不如烂笔头, 即使是自己的日常工作, 没有个清晰明了的名字和分类, 过7年再想去找出来非得焦头烂额。

- version control
无论是结算还是预算出报表，极少有一次完成的。一次次更新，不同部门修改，各种senario version，一不当心就把人绕糊涂了。我个人习惯在所有报表做footer，标明日期、时间、文件名、文件路径，打印出来一目了然。

- always keep audit trail, always prepare notes
行内有个很冷的笑话: 如果你明早被车撞了, 公司还是得照常运转.
铁打的营盘流水的兵, 谁都不能保证自己不出个岔子. 保证自己的工作质量, 保证工作经得起审计, 保证后来人能顺利接班, 是财会的重要职业道德。在这方面做得主动些，会得到更多信任。

- keep a work log
何人，何事，advise的何种数据，都要记一笔，免得被人秋后赖帐。ERP structure changes经常会影响到轧平数据，有个work log会使各种reconciliation顺利得多。

- share your expertise
有些老会计容易守着自己一摊工作敝尘自珍，我个人觉得再重要的螺丝钉还是颗螺丝钉，要想往上走，好办法之一就是多多和同事分享自己的工作，教会徒弟，师傅才能脱身去做更有趣的工作。此外管理层也愿意看到每个职位都能主动cross training，有人跳槽生病不至于太狼狈。

- build trust
跟management 打交道有个关键：宁可做慢，不可做错。一旦出过大洋相，以后交什么数字都会被质疑。数据量太大神仙都会犯迷糊，重要的报表一定要设置几个check，确保不犯低级错误。此外交1页的报表给senior management，自己要准备10页的backup数据，尽量做到有问题能够即时准确回答。

- know your customers: background, education, personalities
我在的公司有个好习惯，新人上任要先和所有打交道部门的重要人物逐个单独交流。财务部是supporting department，和公司各部门沟通，站在对方角度考虑可以使工作顺畅得多。有些经理精通本部门业务，可是对财务两眼一摸黑，对他们要有baby-sitting的耐心，只提供最精要的数据免得他们晕过去。有些经理精明强干面面俱到，恨不能每笔帐都挖出来研究一下，对他们要预防为主把所有细节连同报表一起发过去。

- be professional, never emotional
经常看到帖子抱怨和同事经理关系处不好，办公室政治复杂。我的对策是如果实在不能容忍就跳槽，尚能容忍的话，就事论事尽量客观地解决问题, 切勿take it personal. 动气前先把工资单找出来看几眼，我在家伺候俩猫小姐不周还要被挠一下呢，受人钱财与人消灾，工资有多高气量就有多大 :-)

再者说, 西方和中国企业文化差距很大, 国内官越大气焰越高, 西方则普遍是官越大越谦和, 职位越低越爱闹脾气. 我可以直言不讳对VP们说你的数字又错了快去改, 要是对A/P这么说, 得, 就等着他/她月底时候撂摊子请病假吧. 开除了再请一个? 说不定还不如这一个... 我只能自我安慰谁叫吾大人有大量呢.

写了这么些字, 自己都觉得特别琐碎, 大家看得不耐烦的话就关了吧, 请不要砸砖啊, hehe

后记: 几年前写过一篇给新入行朋友的文章, 此文是中级篇, 等有空了我先生答应接受采访出一个Senior篇 ---- 他的career path比较曲折, 从工程师到会计师, 从企业到四大, 对这方面有兴趣的朋友欢迎提问更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net

(#22709@41)
Last Updated: 2008-9-26

砸一个 WEN ROU & GAN XIE "砖". Thank you so much for sharing such a lot of good stuff with us. You are my professional idol. -littleqq(littleqq); 2008-9-26 (#22711@41)

顶！//老大，怎么不顺手给文章加精上导读呢？得，就由偶来代劳吧。:) -specialday(Joyce); 2008-9-26 (#22712@41)

今晚头晕的要命，还是坚持看完了，谢谢分享 -gotocan(Turn Over a New Leaf); 2008-9-26 (#22713@41)

"工资有多高气量就有多大" - totally agree! :) -specialday(Joyce); 2008-9-26 (#22714@41)

看你挺闲得啊，上班时间一直keep a close eye on the updates of forum, 你工作真滋润啊 -gotocan(Turn Over a New Leaf); 2008-9-26 (#22719@41)

你也挺闲得啊，why do you always keep a close eye on me? :) -specialday(Joyce); 2008-9-26 (#22720@41)

不明白你为什么要highlight你自己的回复啊？ -gotocan(Turn Over a New Leaf); 2008-9-26 (#22722@41)

Hehe, 新同学? 你的回复ROLIA都会自动highlight的 -7y7(醉里吴音); 2008-9-26 (#22724@41)

终于明白了，谢谢 -gotocan(Turn Over a New Leaf); 2008-9-26 (#22726@41)
是新男同学。呵呵。 -specialday(Joyce); 2008-9-26 (#22728@41)

是啊是啊, 既然这么闲, 赶紧写文章交作业吧 -7y7(醉里吴音); 2008-9-26 (#22725@41)

哪里象你们那样得闲啊，我总觉得时间不够用 -gotocan(Turn Over a New Leaf); 2008-9-26 (#22727@41)
on what topic? I don't have anything in mind. any suggestion? :) -specialday(Joyce); 2008-9-26 (#22730@41)

好文，好人，人好工作就能作好，象楼主学习 -receiver(receiverreceiver); 2008-9-26 (#22718@41)

Well said. 再加一句孔夫子的话：子张学干禄。子曰：“多闻阙疑，慎言其余，则寡尤。多见阙殆，慎行其余，则寡悔。言寡尤，行寡悔，禄在其中矣。” -watcher00c3c(麦田守望者); 2008-9-26 (#22723@41)

Wow, 高深 -7y7(醉里吴音); 2008-9-26 (#22729@41)
没看懂，有些同学就是喜欢欺负那些中文差的LD -specialday(Joyce); 2008-9-26 (#22731@41)
白话一下：子张学习求禄位。孔子说：“多听，保留疑问，慎重地谈论其余的，就会减少错误；多看，避开危险，慎重地实行其余的，就会减少悔恨。言语减少了错误，行为减少了悔恨，俸禄就在其中了。” zt -ddbb(酱子); 2008-9-26 (#22735@41)

写得好，做得也很好:) 养成有条理的工作习惯和明智的工作态度对任何职业都有益。特别赞同share your expertise和be professional, never emotional。 -tianyamingyue(天涯明月); 2008-9-26 (#22739@41)

视情况而定 -adagiomic(adagio); 2008-9-26 {413} (#22749@41)
关于share experiences，我觉得要看人的。有些人城府挺深的，什么事都不告诉别人，生怕别人知道了显得自己落后了。然后又千方百计想从别人那搞点啥，得到了还不感恩，还把别人的功劳归作自己的，还在老板面前说比自己强的人的坏话。对于这种人，真的没什么好客气的，要以牙还牙。
还有，以前工作过的一个大公司，财务部门大老板为了维护自己的地位，故意很多信息不告诉我们，以显得自己很能。这种老板，也不用跟她说很多，该走人的时候就走人。

加4条：1、勤发email，万一有什么事都有记录，时间线也很明了。 2、个人觉得这里的工作环境，大多数人遇事喜欢推给别人，敢于说“不”很重要。 3、遇事不忙指出是谁犯得错误，先想办法把问题解决是个好习惯。 4、关系要处好。 -catia(嘦巭勥兲嫑槑,囧。); 2008-9-26 (#22743@41)

说得好, 所见略同 :-) 这里是我几年前写的上篇: -7y7(醉里吴音); 2008-9-26 (#22751@41)

看了，写得很中肯。谢谢。 -catia(嘦巭勥兲嫑槑,囧。); 2008-9-27 (#22830@41)

尤其同意的是keep a work log -adagiomic(adagio); 2008-9-26 {843} (#22744@41)

写得很真实。很多都是我经历过的，有相同感触。
尤其同意的是keep a work log，何人，何事，advise的何种数据，都要记一笔，免得被人秋后赖帐。以前工作的一个５００强公司，人事关系复杂，很多人都喜欢推卸责任，不良老板还常拿手下垫背，明明指示手下做的事，翻脸就说不知道。所有重大事情我都要人签字留底，老板有时侯故意不签字，但事情又逼我们做，我就发email给所有相关人员留证据，说as instructed by xxx，我做了什么事。否则事后所有责任都是我一个人的。
同样，别人也时不时让我签字。不过可气的是有些人明明是自己的责任，也要把别人拉上分担职责。每次签一些莫名其妙，硬推又得罪人的字，我就清清楚楚写我的职责，比如＂I＇ve verified source numbers and assured they＇re accurate＂，＂I＇ve entered the numbers into system and assured they are consistent with the source data，就是说，如果其他方面出问题，别来找我。
在大公司做过后，深感到＂害人之心不可有，防人之心不可无＂

We called C.Y.A.。 -catia(嘦巭勥兲嫑槑,囧。); 2008-9-26 (#22745@41)

月底了，大家都不忙？ -catia(嘦巭勥兲嫑槑,囧。); 2008-9-26 (#22746@41)

Good job. A little add-on to the 琐碎 discussions. -600677(CM); 2008-9-27 {1432} (#22831@41)

本文发表在 rolia.net 枫下论坛- A clean desk. My first boss had this huge desk that she got it cleared every night. The next morning, you would see a pool of file folders and paper all over the desk again. They were all well labeled, neatly stacked, placed in order whether it was quarterly end or year end. She worked though them, or as she said, she swam through them one by one. This was in consistency with her other work, such as the folder groups she created for planning and monthly financial reporting. Day after day, our supervisors and coworkers develop the “impression” through these details we present. For accounting professionals, these impressions can enhance or impair our career growth without our knowledge.

- Respect the manager-employee relationship. Recently, I had a lesson of this subtle subject. I offered my help to aother group's manager in my spare time, which was actually in weekend. Of course, I didnt' ask for overtime and never in my mind thought this was something worth to mention. At the end, the subject matter was related to our BU's month-end closing. My manager somehow got to know this and was not happy about it, "because" the other manger didnt' inform him and got his blessing in advance. Not clear about his complain. Cut the long story short, I worked hard on my own time only to annoy my own boss and being misunderstood by another. What I have learned: know your boss's style and don't cross the line.更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net

我该如何处理呢？一个俄罗斯的老太太同事总找我麻烦，而且是不讲道理的，即使她错了，还在其他10 个同事面前，大声说与我讨论是如何FRASTRATED，我一直都是忍耐，可是她越发起劲，我到这公司半年之久，你说的没错，职位越低，脾气越大。能不能给些建议，该怎么做呢？ -imsunny(sunny); 2008-9-27 (#22833@41)

如果不是你的错，站出来指出她说的不对，给出证据（所以平时要注意保留证据，看77文章就知道了）。做个1-2次她就不敢“欺负”你了。你越是软，她越是欺负你。你不说，还有平时搞好和其他同事的关系，这个老太太过分了，你申诉时候也有人帮你附和一下。 -gingercat(true colors); 2008-9-27 {684} (#22868@41)
每个公司总是有这么些个人成天哇啦哇啦的～～犯错都是难免的，尽量减少犯错，工作其他方面在过硬些，时间上了她有工作上需要你帮助的地方就协调好了。人都是有弱点和犯错时候的。

我有时候觉得这些人越大声，就越是有什么方面不自信，因为工作上其他方面不能表现自己，所以只好利用其它人的错误来表现自己了。

我们公司也有个这样的。只要她上班(幸好她是个part time的），整个部门就人声鼎沸了，就听她一个人唱戏一样。只要你犯错，她必定像发现新大陆一样，搞的整个部门都要知道才行。她自己犯错就混过去了。刚去也挺怕和她一起工作的，现在她倒来对我说好话了，要是发现错误了，还先小声跑来确认一下是不是我做的，不是我做的她才开始”吆喝“，是我错的，她就会说没关系，大家都会犯错，什么的，呵呵，这个算不算人性弱点啊。

好文! 加进红宝书了, Joyce同学还算工作态度不错. -jinx99(CGA); 2008-9-27 (#22834@41)

讲的太好了，都是我这种新入门的小妮子需要的至理名言，打印出来一日读3遍~ -joeeqin(jenny2326); 2008-9-28 (#22875@41)

Support -neighbor(hockeymom); 2008-9-28 {112} (#22879@41)

Good article!!! Communication and Interaction with people are the two key points to climb the corporate ladder.

金玉良言啊！感谢感谢！现在正在学习中，不过我怀疑自己已经落下了不是很professional的印象了：（，加上supervisor非常aggressive和push，有时真是觉得难过得要命呢！ -youyouma(笨笨猪); 2008-9-28 (#22889@41)

My choice -neighbor(hockeymom); 2008-9-30 {55} (#22999@41)

Good article for any career path. Thak you for sharing

I am quite interested in your husband's career path---, 从工程师到会计师, 从企业到四大. If you have time, could you PM me some more details. Thanks. -canadaroad(Canadaroad); 2009-11-18 (#39447@41)

多谢，收藏了 -kk21(KK21); 2010-7-28 (#46359@41)

The Blog of 醉里吴音

企业财务工作: 养成良好的工作习惯

Replies, comments and Discussions:

More Topics